Case study: Corona eruption led to "care digitisation" in rocket speed in Østre Toten

Østre Toten are among the municipalities in the country with the largest production of vegetables. With the spring work coming imminent and no foreign seasonal workers to contribute, the farmers were worried. At the same time, many from Toten were laid off and had spare capacity. One challenge was that the Unemployment Office experienced great deal of pressure and had a hard time dealing with it all. The solution was Nyby, which was established as a point of contact between the unemployed and those in need of labor. In four days, 450 residents had volunteered to help.

- With a “self-organized Unemployment Office”, qualified resources with available capacity can register in the resource pool, where e.g. the farmers outsource various paid work tasks. The parties then enter into an agreement, and that's it! (project manager in Østre Toten municipality, André Alves)

How they got started

Straks koronaalarmen gikk for alvor, gikk kommunen i gang med å kartlegge behov, sin eksisterende digitale verktøykasse og hva de manglet for å kunne tilby sine innbyggere en så smidig hverdag som mulig i tiden som ventet. Nyby var blant løsningene som ble implementert fra start.

• Hadde vi vært i normal drift, ville vi naturligvis brukt mer tid på behovskartlegging, men det var det ikke tid til da. Allikevel både tror og håper jeg at vi traff med verktøyene vi besluttet å gå for og at de imøtekommer innbyggernes behov. Aktiviteten som umiddelbart oppstod i Nyby og som bare har fortsatt, tilsier at løsningen var et viktig og riktig valg, sier Alves.

Pandemien har gitt kommunen en smak av hva som er mulig å få til på kort tid.

• Uten koronautbruddet er det flere ting vi hadde satt et fem års perspektiv på, som nå er gjort på to måneder! Vi har nok større muligheter enn vi tror. Men implementering av teknologi krever god forankring og oppfølging. Vi må omstille oss og tenke på en annen måte, fordi menneskelige ressurser blir en knapphet framover, sier ordfører i Østre Toten kommune, Bror Helgestad.

Samarbeidet med Nyby startet med oversending av nødvendig støttemateriell, før partene sammen i et videomøte undersøkte innbyggernes behov, potensielle ressurser, rekruttering og kvalifisering av disse. Like etter ble opplæring med superbruker gjennomført. Implementeringen gikk svært effektivt, og på få dager var totningene klare for å skape magi med Nyby.

• Nyby har gjort en fantastisk jobb og vi har kommet godt i gang. Men det er også viktig at vi nå jobber systematisk for at folk skal ta verktøyet i bruk i kommunen. Også må vi i kommunen sikre at vi bruker verktøyet riktig, slik at vi får rett kompetanse til rett tid og sted. Det går ikke av seg selv, sier ordføreren på Toten.

Vi opplevde umiddelbart en kjempepågang av folk som ville registrere seg som frivillige. 175 nye ressurser på et døgn (leder i kulturenheten i Østre Toten kommune, Kjersti Krageberg).

Østre Totens umiddelbare behov under pandemien

• Registrere og håndtere innbyggere med behov for bistand (grunnet isolasjon osv.)
• Rekruttering og kvalifisering av frivillige (bistår innbyggere med kjøp av dagligvarer, medisiner osv.)
• Bemanning/rekruttering av helsepersonell

• I tillegg til nevnte “NAV” har Nyby vært et verdifullt verktøy for å hjelpe de mest sårbare innbyggerne våre med innkjøp av medisiner, dagligvarer, telefonkontakt m.m., og til rekruttering av helsepersonell. Sistnevnte for å få en oversikt over ledige ressurser som kunne bidra der det var behov for ekstra bemanning. Vi har også store ambisjoner med løsningen fremover, og planlegger også å ta den bruk som et strategisk verktøy innen helse og omsorg, avslutter Alves.

En digital plattform for ressurssamarbeid

Nyby er inspirert av delingsøkonomiens enorme kraft, og er en plattform for ressurssamarbeid utviklet for og med kommuner og organisasjoner som ønsker å løse viktige oppgaver sammen med ansatte og innbyggere. Løsningen var dermed midt i blinken for Østre Toten.Nyby fungerer slik at kvalifiserte ressurspersoner får tilgang på relevante oppdrag og komme i direkte kontakt med de som trenger hjelp. Det er fleksibelt å bidra: Ressurspersonene går kun i dialog der de ser at de har mulighet til å hjelpe, og trenger ikke å si nei til noen. De med behov for bistand må ikke å legge ut oppdraget selv, men kan få hjelp av helsepersonell, pårørende e.l. Det er kommunen selv som bestemmer hva de vil bruke Nyby til, hva slags tjenester som skal organiseres og hvem som er kvalifisert for å bidra. Nyby kan bl.a. også brukes til:

• Ressurssamarbeid på tvers av enheter og avdelinger
• Arrangementer
• Pårørendekommunikasjon

Erfaringsdeling

I løpet av den første uken etter koronautbruddet innførte Østre Toten en rekke digitale verktøy, ikke bare Nyby! Les kommunens erfaringsdelingsdokument, om innføring av blant annet Confrere, Whereby, Kura.no m.fl.

Kontaktperson

Prosjektleder digitalisering i Østre Toten kommune, André Alves,tlf: +47 414 75 729, e-post: Andre.Alves@ostre-toten.kommune.no