Case study: How Melhus organises important welfare tasks in a brand new way

Gjennom prosjektet “Smartere Melhus” skal Melhus kommune gjøre hverdagen enklere for sine innbyggere. Sentralt her står helse og omsorg, og hvordan velferd kan organiseres på en bedre måte. En spesielt sterk initiativtaker til dette er Idrettsveien bofellesskap (heretter: Idrettsveien), et tilbud for innbyggere med problemer relatert til rus og psykisk helse, hvor de tror på bedring for beboerne gjennom å oppleve mestring og bidra med noe til fellesskapet.

En digital plattform for ressurssamarbeid

Nyby er inspirert av delingsøkonomiens enorme kraft, og er en samhandlingsplattform utviklet for og med kommuner og organisasjoner som nettopp ønsker å løse viktige velferdsoppgaver sammen med ansatte og innbyggere. Løsningen var dermed midt i blinken for fremoverlente Melhus. Slik Nyby anbefaler, startet Melhus kommune i det små med noen få grupper, men med potensial for høy frekvens for å legge ut forespørsler og løse disse.

Vi startet relativt smått med Nyby, men vi har stadig bygget ut med flere tjenester og virksomheter, for appen gir så mange muligheter (prosjektleder for velferdsteknologi i Melhus kommune, Heidi Pallin Aaring).

Melhus startet med hjemmetjenesten og kommunens innbyggere som behovsgrupper, og Idrettsveien og frivilligsentralen som ressursgrupper. Melhus har siden implementeringen utforsket stadig flere områder å bruke Nyby som et strategisk verktøy, og etter ca. ni måneder i drift er også flyktningtjenesten, NAV, Melhus IL og Bygg og Eiendom med.Med Nyby får beboerne ved Idrettsveien direkte tilgang til relevante oppdrag – og kan bruke tiden på å utføre oppdragene i stedet for å lete etter dem. Alt fra følge til legen til snømåking og vedbæring blir løst ved at en eller flere beboere drar sammen med en ansatt ved bofellesskapet. Det er de ansatte som har appen og svarer på vegne av beboerne, slik kan de se an dagsform og tilpasse deretter – og det er enten de ansatte i helse og omsorg eller innbyggerne selv, som legger ut behovene, slik at hjelpen kommer dit den trengs.Under koronautbruddet satt Melhus også opp et samarbeid mellom dagligvarebutikker, frivilligsentralen og innbyggere, slik at de som trenger hjelp til handling får dette, og butikker får hjelp til utkjøring fra frivillige og innbyggere i kommunen. De bruker også Nyby for å rekruttere og organisere ledig helsepersonell, for å få oversikt over alle ledige ressurser om det skulle bli behov for ekstra bemanning under pandemien.

Nøkkelroller og organisasjon

Virksomhet/enhetIdrettsveien bofellesskap har tidligere jaktet på dugnadsoppdrag som de kan utføre sammen med beboerne sine. Fordi de med Nyby kan få oppdragene direkte inn i appen i stedet for å bruke tid på å lete frem passende oppdrag, var de primus motor i implementeringsprosessen, og har også tatt over oppfølgingen av driften av samhandlingsplattformen etter implementeringsfasen var over. Frivilligsentralen bruker også løsningen for å få tilgang til relevante oppdrag, og til å legge ut oppdrag på vegne av innbyggere som ikke har mulighet til dette selv.Begge nevnte ressursgrupper er koblet med hjemmetjenesten, helse- og velferdskontoret, NAV, Melhus IL, bygg og anlegg, og innbyggere i Melhus. Veiledere i NAV kan både legge ut forespørsler og svare på vegne av sine klienter.Berørte roller

• Kommunalsjef: Beslutningen om å ta i bruk Nyby er besluttet og forankret på høyeste ledernivå i kommunen.
• Implementering: Prosjektleder for velferdsteknologi i kommunen har hatt ansvar for denne prosessen, i samarbeid med leverandør
• Drift: Ansvaret for den daglige driften av plattformen ble overlevert til leder for Idrettsveien når implementeringsperioden var over
• Markedsføring/kommunikasjon: Kommunikasjonsansvarlig i Melhus kommune er ansvarlig for all markedsføring og kommunikasjon rundt løsningen i kommunen – i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig hos leverandør ved behov.

Øvrige aktørerLeverandøren av den digitale samhandlingsplattformen, Nyby, har vært tett involvert i arbeidet og støttet kommunen i implementering og bruk av løsningen.

Nytteeffekter

For den enkelte

• Den med behov kan få hjelp til viktige velferdsoppgaver, som igjen øker livskvaliteten.
• Den med behov vet at den som hjelper er kvalifisert, og kan dermed føle seg trygg.
• Den som vil hjelpe forplikter seg ikke til noe fast, og kan selv ta oppdragene vedkommende har lyst på og som passer.
• Å bruke alternative ressursgrupper er en vinn-vinn-situasjon både for de som kan bidra og de som får hjelp. Gjennom Nyby får beboerne på Idrettsveien meningsfulle oppdrag i hverdagen hvor de kan bidra til lokalsamfunnet. Dette gir både mestring og glede, og er også det en viktig brikke i rehabiliteringen og integreringen tilbake til samfunnet.
• Under koronautbruddet: Den enkelte trenger ikke å bli utsatt for smitte ved f.eks. å måtte gå ut og handle.
• Under koronautbruddet: Det psykologiske stresset ved karantene kan reduseres ved at personen vet at hjelp er tilgjengelig.
• For inkludering og å motvirke ensomhet hos tjenestemottakere er det verdifullt å få hjelp og/eller besøk av vanlige personer (ikke kun ansatte innen helse og omsorg).

For ansatte

• Når enkle oppgaver kan løses av tilgjengelige og kvalifiserte ressurser, kan mer av deres tid brukes på faglige oppgaver – samtidig som “samvittighetsklemma” blir mindre.
• Betydelig mindre administrasjon for å koble de som trenger hjelp med ledige ressurspersoner.
• Forenklet registrering og kvalifisering av ledige ressurspersoner.
• Mindre tid på å lete etter oppdrag, da disse kommer rett i appen.
• Mer tid til kontakt med både de som trenger hjelp og de som vil hjelpe.

For virksomheten

• Tidsbesparelse for helsepersonell: De ansatte trenger ikke bruke tid på oppgaver som kan løses av andre.
• Koordinatorer kan utløse flere ressurser og mobilisere flere, uten økte administrasjonskostnader.
• Det går raskt få en oversikt over hvilke behov som finnes, hvem som har dem og hvem som kan hjelpe – og det er enkelt å følge dialogen fra den startes til oppdraget er tatt.

For samfunnet

• Flere velferdstjenester: Når en betraktelig større andel av innbyggerne som ellers er ledige, kan bidra med enkle oppgaver som eks. avlaster helsepersonell, øker velferdstilbudet.
• Et samfunn der alle kan bidra: En oppgave ett sted, er en mulighet et annet sted.
• Sosial inkludering: For beboerne på Idrettsveien, og øvrige arbeidsledige og ensomme, betyr det mye å få bidra og bli en aktiv del av lokalsamfunnet. Nyby-appen er enkel å bruke og krever lite av den som er ansvarlig for koordineringen, av den med behov og av den som ønsker å hjelpe – som også gjør det enkelt å involvere seg.
• Forebygging: Økte forebyggende tiltak og daglig, praktisk hjelp, gjør at innbyggerne kan bo lenger hjemme og redusere presset på profesjonelle tjenester.
• Flere frivillige: Både i antall og diversitet, fordi det er enkelt å registrere seg og fleksibelt å hjelpe, som igjen bidrar til økt utnyttelse av ressursene i det sivile samfunn.
• Økt livskvalitet for Melhus’ innbyggere.

Det handler om å tenke på samfunnet på en annen måte. Ikke som «oss» og «dem», men som «vi» (kommunalsjef for helse og velferd i Melhus kommune, Trude Wikdahl).

Forutsetninger og løsning

Forutsetninger

• For administratorer i kommunen: PC/Mac/nettbrett med internettilgang
• For innbyggere: Smarttelefon, Android eller iPhone

Løsning

• Leverandør: Nyby
• For administratorer: Tilgang til skyløsning for å lage grupper og følge opp forespørsler, samt øvrig administrasjon av løsningen.
• For innbyggere: Appen Nyby, som er gratis.
• Løsningen er en digital plattform som muliggjør direkte kontakt mellom de som har behov for hjelp og kvalifiserte ressurspersoner.

Prosessbeskrivelse

Identifisere behovI tillegg til allerede nevnte behov hos Idrettsveien og verdien av at beboerne der i større grad blir ressurser for lokalmiljøet, ønsket Melhus et tettere samarbeid mellom ulike enheter i kommunen, deriblant helse og frivilligheten.UndersøkeDa Melhus undersøkte eksisterende løsninger for å imøtekomme deres behov, var det bare én leverandør som kunne tilby en løsning.Utgangspunktet var å starte med Idrettsveien, som hadde behov for enkel tilgang på passende dugnadsoppdrag. Løsningen ble en digital samhandlingsplattform – en app – hvor kvalifiserte ressurser med behov for tilgang til meningsfulle oppdrag kobles direkte med de som har behov for hjelp.Kommunens ansvar er utelukkende å tilby og tilrettelegge for bruk av løsningen. Alle avtaler mellom ressurspersoner og behovsstillere er på egen risiko. Nyby anbefaler på det sterkeste at kvalifisering av ressurspersoner og retningslinjer mellom partene utføres og avklares før oppstart.TestingLøsningen ble først pilotert med få enheter i kommunen, før Melhus raskt fant ut at den kunne implementeres i storskala da løsningen var oversiktlig og enkel å administrere. I tillegg var det flere ansatte som så nytten av et slikt verktøy som kunne dekke innbyggernes behov.InnføringSamhandlingsplattformen brukes i hele Melhus kommune. Hittil er disse gruppene etablert:

• Hjemmetjenesten legger ut behov for praktisk hjelp, sosiale aktiviteter og følgetjeneste på vegne av sine brukere. Oppdragene går til kvalifiserte frivillige på Idrettsveien og frivilligsentralen.
• Flyktningtjenesten legger både ut behov innen sosial, praktisk hjelp og følgetjeneste. I tillegg er det satt opp slik at noen av brukerne kan fungere som ressurser innen de samme tjenestene.
• Idrettsveien bofellesskap fungerer som ressursgruppe for praktiske-, sosiale- og følgetjenesteoppdrag.
• Frivilligsentralen fungerer som ressursgruppe for praktiske-, sosiale- og følgetjenesteoppdrag. I tillegg legger de ut behov for innbyggere som ikke har muligheten til å gjøre dette selv.
• Bygg og Eiendom legger ut behov for praktisk hjelp fra Idrettsveien, frivillige, flyktningetjenesten og NAV.
• Dagligvarebutikker i kommunen får bestillinger fra innbyggere. Dette er en tjeneste som ble satt opp spesielt i forbindelse med koronautbruddet, slik at personer som var i karantene/isolasjon enkelt kunne bestille varer hjem. I tillegg har dagligvarebutikkene mulighet til å be om hjelp til utkjøring av varer fra innbyggere og frivillige.
• NAV: Veiledere i NAV kan både legge ut forespørsler og svare på vegne av sine klienter.
• Melhus IL: Legger ut dugnadsoppdrag til Idrettsveien, Flyktningtjenesten og frivillige
• Helse- og velferdskontoret: Ber om praktiske oppdrag på vegne av sine brukere.
• Ressurspool for helsepersonell: Oversikt over alle ledige helsefaglige ressurser i kommunen. Gjør det mulig for helse og omsorg og enkelt komme i kontakt med disse ved behov.

Brukerne av appen velger selv velger hvilke(n) gruppe/grupper de blir med i, men flere av gruppene krever noen form for kvalifisering for å få tilgang.I forbindelse med lanseringen sendte kommunen ut en pressemelding om Nyby, og løsningen ble omtalt i nyhetsbildet både av lokale aviser og NRK radio. Sosiale medier og kommunens websider brukes jevnlig for å dele informasjon og synliggjøre hvor enkelt det både er å få hjelp og å hjelpe til.Melhus’ kommunikasjonsavdeling har vært og er ansvarlig for all kommunikasjon, men jobber tett med Nyby i utforming av budskap m.m.Forvaltning og utviklingSiden oppstart i oktober 2019 til juni 2020 har er det rett i underkant av 1100 innbyggere som har lastet ned appen og registrert seg i en eller flere grupper. Oppdragene som oftest går igjen er praktisk hjelp (snømåking, plenklipping, bære ved, handle/hente varer etc.) og følgetjeneste (til lege, tannlege etc.). I tjenesten “følgetjeneste” er det oftest helsepersonell i hjemmetjenesten som identifiserer brukerbehov, og som på vegne av de som trenger det, legger ut forespørsler om hjelp. For “praktisk hjelp” er det i stor grad innbyggere selv og frivilligsentralen som legger ut forespørsler på vegne av andre som f.eks. ikke har egen smarttelefon, og som trenger hjelp.Nyby-agenten i kommunen overvåker kontinuerlig bruken av appen:

• Hvor mange som melder seg.
• Hvilke behov finnes?
• At appen brukes til sitt formål.

Muligheter og ambisjoner fremover

• Sommeren 2020 åpnet kommunen et lite småbruk for å pusse det opp, dyrke urter, grønnsaker m.m. Planen er å fortsette utover høsten med hjelp fra frivillige, og Nyby skal brukes til å koordinere hjelpen. Med appen når initiativtakerne dessuten flere enn de ellers ville fått tak i.
• Kapasiteten blant de frivillige er stor, så hovedfokus er på å få inn flere på behovssiden, samt øke frekvensen blant de som allerede er i gang.
• Virksomhetsleder for sykehjemmene vil kobles på for å legge ut forespørsler.
• NAV ønsker å bruke Nyby mer og jobber med å få det inn i hverdagen til veilederne, samt ønsker å se på hvordan de kan bruke det for å effektivisere internkommunikasjon.
• Idrettsveien vil gjerne ha flere oppdrag og kobler opp mot nye etater og samarbeidspartnere (f.eks Melhus IL og Bygg og Eiendom).
• Melhus Røde Kors er interessert i å kobles på for å få bedre flyt i samarbeidet med kommunen om blant annet flyktningeguider og besøksvenner.

Læringspunkter

• Utfordringen har vært å få tak i nok oppdrag.
• Ettersom Idrettsveien tar mange oppdrag, har det vært for få igjen til de frivillige.
• Kampanje i sosiale medier og på radio har ført til flere oppdrag.
• At både helsepersonell på vegne av innbyggere kan legge ut behov, og at innbyggerne som selv ønsker det kan legge ut oppdrag, har ført til flere koblinger. Se hvordan Nyby er tilpasset LMPer og helsepersonell her.
• Mange nye frivillige etter kampanjene.
• Det sprer seg fordi det er entusiasme blant de som skal ta oppdragene (Idrettsveien f.eks.).
• Sosiale forespørsler er vanskeligere å få ut – vanskelig å innrømme at man er ensom.
• Følgeoppdragene er enklest for hjemmetjenesten å komme i gang med. De har en del praktiske oppdrag også, men det tar tid å få det inn i rutinene at det kan legges ut i Nyby.
• Erfarings- og statusmøtene er viktige for å få til et godt samarbeid.

Suksesskriterier

• Innsats fra kommunen: Ledere for alle gruppene i samarbeidet har fått opplæring og deltar på jevnlige statusmøter. Nyby-agent (kommunens prosjektleder for Nyby) har kalt inn til møter og jobbet for å koble på de riktige avdelingene og personene. Nyby har vært tett på under implementeringen, og vil anbefale å ha en dedikert prosjektleder fra kommunen som jobber “hands on” med både egne gruppeledere og Nyby.
• Tilrettelegging fra kommunen: Tett oppfølging i oppstarten, dedikert tid for prosjektleder og gruppeledere. Å lære verktøyet går raskt, men oppfølging og endringsledelse for å få ansatte til å legge ut oppdrag, og ressurspersoner inn, kvalifisert og operative er det som krever mest.
• Slik har Nyby bidratt: Kontaktperson i Nyby har fulgt opp tett og vært tilgjengelig for å koble på nye behovsgrupper og fått de i gang. Nyby har fasilitert erfaringsmøter og samlet statistikk og læringspunkter. I Melhus har allikevel mye av samarbeidet gått av seg selv fordi det har vært sterk entusiasme og vilje hos de utvalgte enhetene.

Kontakt

• Prosjektleder for velferdsteknologi, Heidi Pallin Aaring (tlf: +47 47645982, e-post: Heidi.Pallin.Aaring@melhus.kommune.no)
• Gevinsteier: Kommunaldirektør i Melhus kommune, Trude Wikdahl