Welche Software kann Pflegepersonal bei der Koordination von Ehrenamtlichen entlasten?

Welche Aufgaben Ehrenamtliche in der Pflege übernehmen können

Ehrenamtliche übernehmen in Pflegeeinrichtungen alltagsnahe, soziale und begleitende Aufgaben. Sie unterstützen dort, wo keine pflegerische Fachkompetenz erforderlich ist: bei Gesprächen, Begleitungen, kleinen Erledigungen und gemeinsamen Aktivitäten. Maßgeblich ist dabei nicht die gute Absicht, sondern die Art der Aufgabe.

Das Bundesministerium für Gesundheit definiert es so: Ehrenamtliches Engagement in der Pflege ist bürgerschaftlich getragene Unterstützung, die professionelle Pflege ergänzt, aber nicht ersetzt.

Typische Aufgaben im Überblick:

• Begleitdienste: Arztbesuche, Einkäufe, Friseurtermine, Spaziergänge
• Soziale Begleitung: Vorlesen, Gespräche, Gesellschaftsspiele, gemeinsame Mahlzeiten
• Besuchsdienste: regelmäßige Besuche bei Bewohner*innen, die wenig Besuch von Angehörigen bekommen
• Alltagshilfen: kleine Erledigungen, Besorgungen, Unterstützung bei Post oder einfachen Formularen
• Gruppenangebote: Veranstaltungen, Sing- und Musizierkreise, Bastelnachmittage, Ausflüge
• Quartiersbezogene Hilfen: Verbindung zwischen Einrichtung und Nachbarschaft

Diese Aufgaben sind konkret, zeitlich begrenzt und ohne pflegerische Fachkompetenz erfüllbar. Genau das macht sie für Ehrenamtliche geeignet.

Wo die Grenze liegt

Sobald eine Tätigkeit körperbezogene Pflege, medizinische Versorgung oder pflegerische Fachkompetenz erfordert, gehört sie nicht ins Ehrenamt. Das Bundesministerium für Gesundheit beschreibt körperbezogene Versorgungshandlungen ausdrücklich als Aufgabe des Fachpersonals.

Diese Abgrenzung schützt drei Seiten gleichzeitig: die Bewohner*innen, die auf fachgerechte Versorgung angewiesen sind, die Ehrenamtlichen, die nicht in Situationen gebracht werden sollten, für die sie nicht ausgebildet sind, und die Einrichtung, die organisatorisch und haftungsrechtlich Verantwortung trägt.

Geeignet für Ehrenamtliche

• Begleitung zum Arzt
• Vorlesen, Gespräche, Spiele
• Spaziergang, Ausflug
• Einkauf, kleine Erledigungen
• Unterstützung bei Gruppenangeboten
• Besuchsdienste
• Begleitung zu Freizeitangeboten

Nicht geeignet für Ehrenamtliche

• Durchführung pflegerischer Maßnahmen
• Medikamentengabe oder -kontrolle
• Wundversorgung oder Verbandswechsel
• Lagerung und Mobilisation bei Pflegebedarf
• Körperpflege, Waschen, An- und Auskleiden
• Überwachung von Vitalwerten
• Dokumentation pflegerischer Leistungen

Die Faustformel: Braucht eine Aufgabe eine Pflegeausbildung, eine ärztliche Delegation oder unmittelbaren Körperkontakt im Versorgungskontext, ist sie keine ehrenamtliche Tätigkeit.

Haftung, Qualifizierung und organisatorische Absicherung

Wenn die Aufgabenabgrenzung steht, folgt die nächste Leitungsfrage: Wer haftet, wenn etwas schiefgeht, und was muss die Einrichtung organisatorisch leisten?

Ehrenamtliche haften in der Regel nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit besteht regelmäßig ein Freistellungsanspruch gegenüber dem Träger. Für die Einrichtung ändert das nichts an der Pflicht, Ehrenamtliche sorgfältig auszuwählen, einzuweisen und in klar definierten Rollen einzusetzen. Vier Dinge sind dafür nicht verhandelbar: eine sorgfältige Auswahl, etwa über ein persönliches Gespräch und ein Führungszeugnis, eine aufgabenbezogene Einweisung, klare Rollen ohne Grauzonen und eine Ansprechperson, die im Haus erreichbar ist.

§ 82b SGB XI erlaubt es Pflegeeinrichtungen außerdem, Kosten für Schulung und Aufwandsersatz für Ehrenamtliche über die Pflegevergütung abzurechnen. Qualifizierung zählt damit zu den Kosten, die bereits eingeplant werden können.

Welche Software kann Pflegepersonal bei der Koordination von Ehrenamtlichen entlasten?

Sobald Aufgaben, Grenzen und Rollen definiert sind, wird Koordination zu einer lösbaren organisatorischen Frage. Eine Software, die dabei wirklich entlastet, muss vier Dinge können:

1. Aufgaben so sichtbar machen, dass Ehrenamtliche sie selbst finden, statt dass jemand hinterhertelefoniert.
2. Zusagen ohne Druck ermöglichen, damit niemand aus schlechtem Gewissen zusagt oder sich ganz zurückzieht.
3. Die bereits definierte Aufgabengrenze abbilden, statt sie zu verwischen.
4. Und der Koordinationsperson zeigen, wer aktiv ist, ohne dass sie jede Rückmeldung von Hand nachhalten muss.

Digitale Koordination ist an sich sinnvoll, löst aber keine unklare Aufgabenverteilung. Wer Ehrenamtliche über eine App koordiniert, ohne vorher geklärt zu haben, welche Aufgaben überhaupt geeignet sind, bekommt schnelleres Chaos statt besseres Ehrenamt. Software macht gute Prozesse skalierbar. Schlechte Prozesse werden durch Software nur schneller sichtbar.

Nyby erfüllt genau diese vier Kriterien. Pflegekräfte und Koordinator*innen stellen konkrete Unterstützungsanfragen in der App ein, zum Beispiel eine Begleitung zum Arzt am Dienstagvormittag oder einen Besuch bei einer Bewohnerin, die seit Wochen keinen Besuch hatte.

Registrierte Ehrenamtliche sehen diese Anfragen auf ihrem Smartphone und übernehmen sie, wenn es zeitlich passt. Passt es nicht, bleibt die Anfrage einfach liegen, ohne Anruf und ohne Rechtfertigung.

Was das in der Praxis bedeutet

Im Seniorenzentrum St. Martin in Essen wuchs die Zahl der aktiven Ehrenamtlichen innerhalb von vier Monaten nach Einführung von Nyby von 5 auf 35. 40 Prozent davon waren unter 40 Jahre alt, eine Altersgruppe, die klassische Ehrenamtsmodelle kaum erreichen. Neben Begleitungen entstanden neue Angebote wie ein Sing- und Musizierkreis und eine Holzarbeiten-Gruppe.

Im CBT-Wohnhaus Opladen in Leverkusen läuft das gesamte Ehrenamt der Einrichtung mit rund 30 bis 40 aktiven Ehrenamtlichen vollständig über Nyby. Über den digitalen Zugang kamen Ehrenamtliche hinzu, die vorher keinen Weg in die Einrichtung gefunden hatten.

Beide Beispiele zeigen dasselbe Muster: Digitale Koordination erhöht nicht nur die Effizienz, sie erschließt auch Zielgruppen, die klassische Ehrenamtsstrukturen nicht erreichen.

Fazit

Ehrenamt in der Pflege entlastet Pflegekräfte, stärkt soziale Bindungen und verbessert die Lebensqualität von Bewohner*innen, aber nur, wenn Aufgaben klar definiert, Grenzen kommuniziert und Rollen organisatorisch abgesichert sind. Erst danach wird die Softwarefrage zu dem, was sie sein sollte: eine Frage der Organisation, nicht der Grundsatzdiskussion.

Nyby zeigt Ihnen, wie Einrichtungen in Essen und Leverkusen genau diesen Schritt gegangen sind. Sprechen Sie mit uns über Ihre Einrichtung.

Häufig gestellten Fragen (FAQ): Ehrenamtliche in der Pflege

Dürfen Ehrenamtliche bei der Körperpflege helfen?

Nein. Körperbezogene Versorgungshandlungen wie Waschen, An- und Auskleiden oder Lagerung gehören zur pflegerischen Tätigkeit und müssen von Fachpersonal übernommen werden. Ehrenamtliche dürfen Bewohner*innen begleiten, besuchen und im Alltag unterstützen, aber nicht in pflegerische Maßnahmen eingebunden werden.

Dürfen Ehrenamtliche Medikamente ausgeben oder kontrollieren?

Nein. Medikamentengabe und -kontrolle erfordern eine pflegerische oder ärztliche Qualifikation, auch für scheinbar einfache Handlungen wie das Bereitstellen von Tabletten. Diese Aufgabe liegt ausschließlich beim Fachpersonal.

Was passiert, wenn ein Ehrenamtlicher einen Fehler macht?

Ehrenamtliche haften in der Regel nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit besteht regelmäßig ein Freistellungsanspruch gegenüber dem Träger. Das entbindet Einrichtungen aber nicht von ihrer Pflicht, Ehrenamtliche sorgfältig auszuwählen, einzuweisen und in klar definierten Aufgaben einzusetzen.

Müssen Ehrenamtliche geschult werden?

Eine aufgabenbezogene Einweisung gehört zur organisatorischen Grundausstattung jeder Einrichtung, die Ehrenamt einbindet. § 82b SGB XI erlaubt es Pflegeeinrichtungen, Kosten für Schulung und Aufwandsersatz über die Pflegevergütung abzurechnen. Art und Umfang der Schulung richten sich nach den konkreten Aufgaben.

Wie viele Personen darf ein ehrenamtlicher Einzelhelfer gleichzeitig unterstützen?

Nach den Anerkennungsvoraussetzungen für ehrenamtliche Einzelhelfende, etwa in Baden-Württemberg, sind maximal zwei Personen gleichzeitig zulässig. Einzelhelfende müssen mindestens 16 Jahre alt sein und dürfen nicht erwerbsmäßig tätig sein.

Welche Software kann Pflegepersonal bei der Koordination von Ehrenamtlichen entlasten?

Eine Lösung, die Aufgaben sichtbar macht, Zusagen ohne Druck ermöglicht und die bestehende Aufgabengrenze abbildet, statt sie zu verwischen. Nyby stellt Unterstützungsanfragen als Postings in einer App bereit, auf die registrierte Ehrenamtliche direkt reagieren, ohne dass das Koordinationsteam hinterhertelefonieren muss. In Essen und Leverkusen läuft die Koordination auf diesem Weg bereits im Alltag.

Welche Lösungen gibt es für Pflegeeinrichtungen, um Ehrenamtliche effizienter zu koordinieren?

Neben klassischen Wegen wie Telefonlisten und E-Mail-Verteilern gibt es spezialisierte Freiwilligenmanagement-Plattformen für den Pflegekontext. Der Unterschied liegt darin, ob eine Lösung nur Termine verwaltet oder tatsächlich Aufgaben sichtbar macht und Ehrenamtlichen die Wahl überlässt. Nyby ist auf diesen zweiten Ansatz ausgelegt und im CBT-Wohnhaus Opladen bereits im Einsatz.

Kann jede Einrichtung selbst entscheiden, welche Aufgaben Ehrenamtliche übernehmen?

Innerhalb des gesetzlichen Rahmens ja. Die Einrichtung trägt die Verantwortung dafür, welche Aufgaben sie freigibt, wie sie Ehrenamtliche einweist und wer als Ansprechperson zur Verfügung steht. Eine saubere interne Aufgabendefinition entscheidet deshalb darüber, ob das Ehrenamtsprogramm im Alltag funktioniert.